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《招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔規(guī)范》國家標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布

發(fā)布時間：

2024-11-01

近日，國家檔案局正式公布《招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，其中規(guī)定了招標(biāo)投標(biāo)交易平臺形成電子文件歸檔的一般方法，涵蓋了招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔范圍以及招標(biāo)投標(biāo)電子文件的形成、收集、整理、歸檔、系統(tǒng)功能接口等多方面的指標(biāo)和要求，為推行招標(biāo)投標(biāo)電子檔案“單套制”管理提供了一種技術(shù)方案?！兑?guī)范》自2025年2月1日起實施。

《規(guī)范》明確，招標(biāo)人、招標(biāo)代理機構(gòu)、投標(biāo)人、第三方平臺機構(gòu)均應(yīng)對各自參與的部分電子文件進行歸檔；招標(biāo)人應(yīng)落實主體責(zé)任，歸檔全套招標(biāo)投標(biāo)電子文件；電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺應(yīng)建設(shè)歸檔功能對相關(guān)電子文件進行形成、收集與整理，或建設(shè)能夠與電子檔案管理系統(tǒng)相銜接的接口功能。使用除招標(biāo)人或招標(biāo)代理機構(gòu)之外第三方運營的電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺的單位，應(yīng)與電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺運營機構(gòu)簽訂使用合同，約定歸檔事項，包括歸檔時間、歸檔方式、歸檔文件質(zhì)量等。電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺運營機構(gòu)應(yīng)及時將應(yīng)由招標(biāo)人、投標(biāo)人、招標(biāo)代理機構(gòu)歸檔保存的招標(biāo)投標(biāo)電子文件移交招標(biāo)人、投標(biāo)人、招標(biāo)代理機構(gòu)歸檔。

《規(guī)范》規(guī)定，招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、中標(biāo)（定標(biāo)）等招標(biāo)投標(biāo)活動全過程產(chǎn)生的具有保存價值的電子文件及其元數(shù)據(jù)均應(yīng)納人歸檔范圍。與招標(biāo)投標(biāo)活動相關(guān)，但不是由電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺產(chǎn)生的電子文件，可根據(jù)工作實際納入招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔范圍。招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔工作應(yīng)在標(biāo)段（包）招標(biāo)流程終結(jié)后定期進行，終結(jié)節(jié)點既可為中標(biāo)通知書發(fā)出后，也可為合同簽訂后，根據(jù)各單位實際情況決定。標(biāo)段（包）招標(biāo)流程終結(jié)后，移交歸檔責(zé)任人按歸檔范圍定期將招標(biāo)投標(biāo)形成的電子文件和元數(shù)據(jù)，通過接口傳輸至電子檔案管理系統(tǒng)；不具備在線歸檔條件的，移交歸檔責(zé)任人應(yīng)形成離線的歸檔信息包，移交招標(biāo)人、投標(biāo)人及招標(biāo)代理機構(gòu)的招標(biāo)投標(biāo)業(yè)務(wù)部門。具體歸檔傳輸時間不晚于招標(biāo)投標(biāo)所在項目文件歸檔或采購年度的次年3月31日。招標(biāo)投標(biāo)電子文件收集時應(yīng)完整捕獲元數(shù)據(jù)。電子招標(biāo)投標(biāo)交易平臺形成的招標(biāo)投標(biāo)電子文件，無論是否納人歸檔范圍，均應(yīng)確定在原平臺上保留的時間，如國家相關(guān)法規(guī)無明確規(guī)定，則至少保留3年。招標(biāo)代理機構(gòu)及第三方平臺機構(gòu)應(yīng)將完成歸檔整理的招標(biāo)投標(biāo)電子文件在一次標(biāo)段（包）整理完成后向檔案部門歸檔，也可多個標(biāo)段（包）、一個項目的所有標(biāo)段（包）、多個項目的所有標(biāo)段（包）一起整理完成后向檔案部門歸檔，最遲不應(yīng)超過電子文件形成后的次年6月。

 

來源：中國政府采購網(wǎng)